In tijden dat deels thuiswerken steeds meer de norm is, is het ook handig om personeel de mogelijkheid te bieden om een werkplek op kantoor te reserveren als zij een kantoordag hebben ingepland. Ook een vergadering met meerdere collega’s vooraf inplannen is dan een fijne optie. En zo zijn er nog veel meer mogelijkheden voorhanden. Maar hoe werkt dit proces van desk bookingssoftware precies en hoe kunnen de medewerkers eenvoudig vooraf een werkplek voor zichzelf reserveren?
Wat is desk booking?
Deze term is na de coronaperiode en het meer hybride werken (combinatie van thuis en op kantoor werken) ook een veelvuldig gehoorde term. Met desk booking software kan personeel eenvoudig vooraf werkplekken reserveren om er op een bepaalde dag zeker van te zijn dat hij of zij een plekje op kantoor heeft om fijn en geconcentreerd te kunnen werken. De letterlijke vertaling is dus eigenlijk ‘het reserveren van een werkplek’. Zo kan er middels een app of een online inlog via speciale software eenvoudig een werkplek worden gereserveerd en kan er door het management of de leidinggevende per dag worden bekeken wat de precieze bezettingsgraad per afdeling op kantoor gaat zijn. Degene die inzicht in de bezettingsgraad en de aanwezige personeelsleden heeft, kan door het management zelf ingesteld worden.
Hoe gaat dit in zijn werk?
Via speciaal ontwikkelde software of een app is het mogelijk om dagen en tijdssloten te reserveren, soms is het zelfs mogelijk om middels een interactieve plattegrond een werkplek naar voorkeur te selecteren en vervolgens te reserveren. Deze werkplekken kunnen vervolgens ook weer worden onderverdeeld in werkplekken in een vergaderruimte, stilteruimte of geschakeld aan andere bureaus als je graag met andere collega’s wilt overleggen. Per software zijn de mogelijkheden verschillend en het ene softwarepakket biedt meer opties, dan het andere softwarepakket. Wil je graag een vergadering met enkele collega’s in een bepaalde ruimte op kantoor inplannen? Dan kun je eenvoudig desbetreffende ruimte selecteren en collega’s uitnodigen.
Software uitproberen
Ben je geïnteresseerd in desk booking software voor jouw bedrijf? Dan kun je bij veel bedrijven eenvoudig een gratis demonstratie aanvragen of meer informatie opvragen. Ook de bijbehorende kosten kun je opvragen als er een softwarepakket voor jouw bedrijf op maat wordt gemaakt. Je kunt dan diverse opties toevoegen die je graag wilt hebben om het perfecte desk booking softwaresysteem te hebben, waarbij jouw medewerkers vooraf eenvoudig een eigen werkplek kunnen reserveren op hun favoriete plek of eenvoudig een vergadering kunnen organiseren in een vergaderruimte naar keuze.